LA LISTA DE EMPAQUE, UN DOCUMENTO LOGÍSTICO IMPORTANTE PARA LA ADMINISTRACIÓN ADUANERA

 

La lista de empaque, es un documento soporte de la operación del comercio exterior, la elabora el exportador, de acuerdo a las mercancías dispuestas a la venta internacional. La Lista de empaque, tiene una connotación 100% logística, porque toda la información allí contenida, es usada por quienes tienen en su responsabilidad la disposición de la carga en cuanto a: almacenamiento, transporte, recepción en puertos o aeropuertos, conteo, entre otras; además la lista de empaque es el documento complementario a la factura comercial, porque detalla las condiciones de carga en cuanto a la cantidad, peso, volumen, disposición de pallets, cuando es necesario; igualmente establece información que la factura no profundiza frente a la descripción el producto, por ende describe seriales, referencias, números de lote, identificaciones propias, etc.

De acuerdo a la información suministrada en la lista de empaque, el importador, puede establecer un manejo adecuado en su sistema de inventarios, lo mismo que sabrá cómo disponer la carga una vez la reciba, es decir, sabrá si entra a líneas de producción, cuando se trata de materias primas o insumos; del mismo modo, sabrá cuáles referencias sacará al mercado, si son productos terminados, o cuáles para despacho a sus clientes. La lista de empaque es la información ordenada de la carga, que, aparte de complementar la factura, es un soporte a los documentos aduaneros y del transporte internacional, debido a que la información de la lista de empaque, será clave para la elaboración de los documentos de transporte, formatos de ingreso y salida en los depósitos aduaneros. Ayuda a analizar la manipulación que se debe dar a la carga, debido al peso, volumen, cantidad, naturaleza, para así mismo evaluar montacargas, elevadores, personal, tipo de almacenamiento.

Si bien, las listas de empaque no son obligatorias, porque realmente dependen de la cantidad de mercancías en cuanto a sus referencias o tipos de productos diferentes, que se deben relacionar para generar un orden en la lectura de las cajas máster y las inspecciones aduaneras, por ejemplo; sí, terminan siendo determinantes para un correcto proceso de alistamiento de los bienes, coordinación logística, aduanera y administrativa.

Las listas de empaque, no tienen un formato definido, pero sí es claro que deben contener información que sirva a los operadores logísticos, a la aduana, a los servidores administrativos y operativos del exportador y del importador, lo mismo que a los agentes de carga, agencias de aduana y demás actores involucrados en la cadena de abastecimiento internacional. De todas formas, la información básica de una lista de empaque es:

 

·         Nombre del exportador con todos sus datos de contacto

·         Nombre del importador con todos sus datos de contacto

·         Enumeración

·         Relación de la factura a la cual pertenece

·         Fecha de elaboración

·         Descripción detallada de los productos

·         Cantidades de producto

·         Cantidades de cajas máster u otro tipo de embalaje

·         Referencias, modelos, números de lote, fechas de fabricación y vencimiento

·         Disposición de la carga para manipulaciones

·         Pesos individuales y colectivos

·         Dimensiones individuales

·         Volúmenes individuales y colectivos

·         Demás información relevante para la operación logística y aduanera.

 

La lista de empaque no es un documento exclusivo del comercio exterior, se usa también para distribución o ventas locales.

Lo invitamos a descargar un modelo de la Lista de empaque para que pueda tener una guía en la elaboración del documento para sus proyectos de exportación, en el siguiente LINK: 

https://cela.smartdecolombia.com/material-de-ayuda/

¿AGENCIA DE ADUANAS, AGENTE O AGENCIA ADUANAL?

 

Lo que en México es una persona moral, en Colombia es una jurídica y una persona física en el país del norte, será una natural en el nuestro. Si bien es lo mismo, nombrado de forma diferente, también es cierto que hay maneras en las que nos encontramos al referirnos al contexto empresarial, por ejemplo, representante legal, es denominado de la misma forma y tienen además, las mismas responsabilidades jurídicas, administrativas, fiscales, etc., y es algo interesante, más cuando se desean ampliar horizontes profesionales o empresariales, ya sea de un lado o del otro, o de ambos, nunca se sabe… así que estas palabras al hablar y nombrar, puede ser algo que no se comprenda de inmediato y es bueno tenerlo claro.

Ahora, en el comercio exterior, ya sea porque se realice o no en México o Colombia, existen figuras que los diferentes países autorizan para poder desarrollar la actividad aduanera, administrativa, operativa y logística esperando se pueda responder ante las autoridades y se logre el desaduanamiento de las mercancías en sus diversos regímenes amparados en la ley, norma, legislación, regulación, o como sea que se nombre., para realizar todo bajo la legalidad. Pues bien, esas figuras también están designadas y también deben ser reconocidas y habilitadas por las autoridades aduaneras, para que en nombre y representación de las personas morales, jurídicas, físicas y/o naturales, se lleve el correcto despacho aduanero.

En Colombia, cuando una persona jurídica o natural, desea hacer comercio exterior, lo puede hacer de forma directa, si cuenta con el reconocimiento de la autoridad competente, de lo contrario o por voluntad, puede hacer sus procedimientos por intermedio de un tercero, es decir por esa figura habilitada por la aduana, la cual es nombrada como Agencia de Aduanas, y, que además, de estar facultada, cuenta con niveles, según su responsabilidad de alcance para operar, no sólo por la condición de los procedimientos en sí, sino también a nivel geográfico, es decir, pueden trabajar en todo el territorio aduanero nacional o en determinadas aduanas específicas, según su nivel. Estos niveles están del 1 al 4, siendo el nivel 1, las que tienen la mayor oportunidad de amplitud en el mercado, geográficamente hablando, lo mismo que el tipo de procesos que pueden ayudar a acompañar en el desaduanamiento y ya una agencia de aduanas nivel 3 o 4, se encuentran con limitantes geográficos, económicos y obvio, tampoco podrán tener la potestad de trabajar todas las naturalezas de mercancías. Esta discriminación, obliga al usuario de comercio exterior a entender con qué nivel de agencia de aduanas desea y puede trabajar su operación, dependiendo de qué tan robusta sea o en qué parte del territorio aduanero nacional se encuentre. Así, que se debe estudiar muy bien o tener un buen asesor que les oriente para tomar la mejor decisión en la búsqueda de su representante ante la aduana. Al ser así, en Colombia, solo hay dos posibilidades de hacer legal el comercio exterior, de forma directa con permisos previos habilitados por la autoridad, independiente del tipo de persona, o, por medio de una agencia de aduanas. No hay más, y en ambos casos, deben la estricta aplicación de la regulación aduanera, de lo contrario asumirán las consecuencias de no atender la legalidad de la operación y el régimen sancionatorio les saludará.

Por el contrario, en México, existen dos figuras avaladas por las autoridades de forma previa, para que las personas morales o físicas, puedan estar representadas y de este modo se logre el desaduanamiento de las mercancías. Ahora, es bueno aclarar también, que al igual que en Colombia, pueden desarrollar su comercio exterior de forma directa, solo si cuentan los empresarios o emprendedores con los permisos para lograrlo.

Bien, estas figuras son: el agente aduanal, que es una persona física, nacida en México, la cual cuenta con una patente personal e intransferible (autorización), para poder operar el despacho aduanero a terceros, de forma legal; y la otra figura es la agencia aduanal, que es una persona moral, la cual debe estar constituida como sociedad civil por mexicanos, no extranjeros, y como algo adicional, debe contar también con un agente aduanal habilitado. En ambos casos pueden operar los diferentes regímenes aduaneros y tienen la obligación de hacer cumplir la ley aduanera y otras que conforman el aparato normativo del comercio exterior del país. Del mismo modo, tanto el agente como la agencia, son autorizados por el Servicio de Administración Tributaria.

En lo que nos encontramos las agencias aduanales y aduaneras, al igual que el agente, en cuanto a su funcionalidad, es que sus colaboradores, deben estar informados ante las autoridades correspondientes, lo mismo que se deben contar con la solvencia económica para poder desarrollar las diferentes actividades de importación, exportación, tránsito aduanero y demás operaciones que puedan atender. Igualmente, los representantes legales y socios, deben estar al día en sus condiciones fiscales, no pueden tener investigaciones u otra situación que ponga en riesgo las representaciones de sus clientes. También su infraestructura tecnológica como su recurso humano, debe estar actualizados para poder soportar las actividades diarias del comercio exterior.

Es importante aclarar, que indistintamente de en dónde se ejerza la representación de terceros ante las autoridades que correspondan para los despachos aduaneros, es obligación conocer la norma y la forma en que se materializan las compras o ventas internacionales, más allá de que se tenga o no una agencia o agente aduanal o de aduanas.